Médecins : 5 raisons d’externaliser le secrétariat médical

Le secrétaire médical est chargé de la gestion de la patientèle d’un cabinet médical. Il tient le standard téléphonique, coordonne les demandes des patients avec l’emploi du temps du médecin et organise l’agenda de ce dernier. C’est l’agent chargé de la relation entre le cabinet et le patient. Ce poste usuellement tenu en interne est de plus en plus externalisé depuis quelques années. Cet article vous présente quelques raisons capables d’expliquer cette tendance.

Gagner du temps grâce au télésecrétariat médical

Les tâches du secrétaire médical sont extrêmement chronophages et peuvent lui couter de longues heures chaque jour. Opter pour le télésecrétariat médical permet ainsi de gagner du temps, temps qui sera mieux employé aux tâches pour lesquelles la délégation est impossible. Vous pourrez par exemple gagner plus de temps sur votre planning journalier pour les consultations et le suivi de vos patients. Le secrétaire externe se chargera aussi de tous les détails quant à la prise de rendez-vous et aux différents rappels à effectuer.

Réduire les coûts du secrétariat médical

Le secrétaire médical représente le visage de votre cabinet aux yeux du grand public. Son rôle désormais impossible à négliger nécessite les compétences d’un professionnel qualifié. Professionnel dont le salaire deviendra bien évidemment une charge conséquente pour votre cabinet, en particulier dans ses premiers jours. L’outsourcing se propose comme une solution très accessible pour pallier cette charge. En effet, vous pouvez réduire les coûts de gestion grâce à l’externalisation de votre ligne téléphonique. Vous avez généralement le choix entre un tarif par appel ou un forfait selon l’option qui vous parait la plus appropriée. Vous pourrez alors vous concentrer sur d’autres problèmes pendant la phase juvénile de votre cabinet.

Améliorer la satisfaction de vos patients

Tous les grands cabinets médicaux ont forcément une patientèle fidélisée au cours de ses années de service. Cette fidélisation part d’une bonne gestion de la patientèle, gestion qui incombe naturellement au secrétariat médical. Afin de s’assurer d’une gestion efficace de vos patients, faire recours à une permanence téléphonique médicale est une option valable et efficace. Grâce à un centre d’appels téléphoniques efficace, vos patients seront traités avec soin et vous observerez une certaine hausse de leur satisfaction. Satisfaction qui les mènera à recommander votre cabinet à leurs proches. Un bon centre d’appels permet également de réduire les fuites de patients. La relation entre un patient et son cabinet médical se doit d’être la plus fluide possible. Un standard téléphonique externalisé permet alors de s’assurer que le patient ne se sente pas négligé, quelle que soit la situation au niveau du cabinet. Il doit pouvoir effectuer sa prise de rendez-vous à tout moment et recevoir des conseils par téléphone si nécessaire.

Disposer d’un personnel qualifié

Il est courant de voir dans un cabinet médical des infirmiers qui exercent les fonctions de secrétaire en raison de quelques expériences qu’ils auraient dans ce domaine. On retrouve également des débutants qui sont envoyés pour remplir les rangs des secrétaires ou pour s’occuper de l’accueil des patients. Ainsi, il n’est pas rare et même inévitable dans ces situations que leurs compétences soient parfois insuffisantes pour gérer certaines situations. L’emploi d’une permanence téléphonique médicale permet de s’assurer un professionnel compétent et préparé pour remplir les obligations d’un bon secrétaire médical. Les travailleurs qui appartiennent à ces centres d’appels externalisés sont des professionnels de la santé formés rigoureusement dans la gestion d’un centre d’appel. Ils possèdent donc le savoir-faire médical pour répondre aux questions les plus simples des patients et traiter leurs demandes. L’emploi d’un service extérieur pour la gestion du comptoir permet aux membres du personnel de votre cabinet de se concentrer sur leurs carrières. Ils peuvent ainsi remplir les fonctions pour lesquelles ils avaient été initialement recrutés sans s’encombrer de tâches supplémentaires.

Une amélioration constante des services

Les centres d’appels médicaux emploient une multitude de protocoles basés sur leurs expériences et sur les pratiques usuelles afin d’améliorer l’efficacité de leurs services. Pour eux, la réception du client et la programmation d’un rendez-vous ne suffisent pas. Il faut assurer la satisfaction du client de la façon la plus efficiente qui soit. C’est pour cela que ces administrations externalisés sont tout le temps à la recherche de moyens d’améliorer leurs services. Ils suivent de très près les préférences et le degré de satisfaction de leurs clients et des patients de ceux-ci. Là où un cabinet médical a énormément d’éléments à considérer, un télésecrétariat médical n’a que le point de vue du patient comme priorité. Il mettra alors en œuvre les moyens de le satisfaire : le télésecrétariat peut par exemple acquérir plus aisément des ressources technologiques de dernière génération en vue d’offrir la meilleure expérience possible aux patients du cabinet.