Pourquoi détruire des documents confidentiels ?
Que vous soyez un particulier, une entreprise ou une autoentreprise, l’utilisation d’un destructeur de papier est devenue primordiale. En effet, malgré toutes les nouvelles technologies, les documents papier restent encore nombreux. Il serait donc dommage que des écrits soient interceptés par des personnes malintentionnées. Ces dernières pourraient usurper votre identité ou celle de votre entreprise pour réaliser des transactions en votre nom, bénéficier de vos droits ou vous faire porter certaines responsabilités. La meilleure solution est d’investir dans un destructeur de documents afin de détruire vos archives confidentielles. Il est imprudent de les déchirer, puis de la jeter dans votre corbeille à papier.
Quelle est la durée de conservation des documents confidentiels pour les particuliers ?
En qualité de particulier, vous avez pour obligation de conserver certains papiers confidentiels pendant une ou plusieurs années, comme les relevés de compte bancaire par exemple. Il est de ce fait important de connaître leur durée légale de conservation avant de les détruire. C'est ainsi qu'en recevant vos quittances de loyer, vos factures de gaz, d’électricité, d’eau ou de téléphone par courrier, vous disposez d'un certain délai avant de pouvoir les supprimer. Vos factures d’énergie et d’eau ne doivent pas être détruites avant 5 ans. Celles de télécommunication sont à conserver un an, et 2 ans pour la preuve de la restitution de la box. Les factures et l’attestation de l’entretien de votre chaudière sont à détenir 2 ans. Les petits travaux (fenêtre, isolation phonique et thermique) réalisés dans votre logement, les factures sont à stocker 2 ans et celles du gros-œuvres (charpente, toiture, murs…) 10 ans. Si les titres de propriété sont à garder toute votre vie, les documents liés à la copropriété se rangent soigneusement pendant 5 ans. Le bail locatif et les quittances de loyer sont à archiver 3 ans à partir de la fin de votre location. Concernant les documents de la banque, les talons de chèque et les relevés de compte, ils ont un délai de 5 ans. Quant aux papiers d'assurance voiture et habitation, ils peuvent être détruits au bout de 2 ans, tout comme le courrier de résiliation. Les déclarations des revenus, les avis d'imposition sur le revenu sont à conserver 3 ans. Ces derniers correspondent au délai de droit de l'administration fiscale pour effectuer ses contrôles. En revanche, ce délai est de 1 an pour la taxe foncière. Après avoir lu toutes ces informations, il vous est possible de vous rendre sur le site destructeur-de-documents.com pour sélectionner l'appareil qui vous convient le mieux.
Quelle est la durée de conservation des documents confidentiels pour les entreprises et autoentreprises ?
Pour les entreprises, détruire les documents confidentiels n’est pas une option, mais une obligation. La loi du RGPD (règlement général sur la protection des données), entrée en vigueur en 2018, oblige les entreprises à conserver les données personnelles et confidentielles, selon des durées précises. Les différents contrats commerciaux, les relevés de compte bancaires peuvent être détruits après 5 ans. Les bons de commande, de livraisons et les factures fournisseurs et clients ainsi que toutes les pièces comptables sont à détenir 10 ans. Les documents fiscaux (impôts locaux, impôts sur les sociétés, documents de contrôle de l’administration) sont de 6 ans. Les documents concernant l’entreprise, les statuts de la société ne peuvent être supprimés qu’à partir de 5 ans après la radiation de la société. Les comptes annuels (compte de résultat, bilan) sont à conserver 10 ans et les documents relatifs au conseil d’administration (convocations, pouvoirs, rapports du gérant) 3 ans. Le service des ressources humaines de l'entreprise doit conserver tous les documents des salariés présents dans l'entreprise. Il peut les détruire 5 ans après leur départ. Il s'agit des contrats d'embauche, des pièces d'identité, des bulletins de salaire, des RIB. Les dossiers médicaux sont quant à eux à stocker pendant une durée de 20 ans en moyenne à partir de la dernière consultation et jusqu'à 50 ans pour certaines activités (exposition à des agents chimiques dangereux). Si vous êtes en autoentreprise, vous avez les mêmes obligations que les entreprises pour tous vos documents bancaires (relevés de compte, RIB…), les assurances et les documents comptables.