Les documents et les informations que possède une entreprise constituent un véritable trésor. En effet, les fichiers, les politiques de gestion, les données financières et organisationnelles sont une banque de connaissances qui permettent à la société de progresser et d'assurer la qualité de ses services. Pour éviter que ces données ne disparaissent ou ne tombent entre de mauvaises mains, vous devez les sécuriser. Découvrez des moyens efficaces pour assurer la sécurité documentaire dans votre entreprise.
Utiliser un coffre-fort pour sécuriser vos documents
Les coffres forts servent à protéger plusieurs types de biens. En installant un coffre de sécurité dans votre entreprise, vous pourrez y stocker vos documents et autres données importants, ce qui préservera vos supports papier du vol et des accidents de travail (incendie, inondation…). En vous munissant d'un coffre-fort, vous réduisez les risques d'intrusions et de cambriolages. À cet effet, il existe plusieurs types de coffre fort, dont l'armoire forte à encastrer, l'armoire forte à poser, l'armoire ignifugée. Le choix de l'un ou l'autre de ces équipements dépendra de vos objectifs. Le coffre fort encastrable peut être dissimulé dans un mur. Mais en raison de sa taille relativement petite, il ne pourra contenir que de petits documents. Toutefois, il est possible de trouver un modèle avec une taille plus grande et une capacité de stockage plus importante.
L'armoire forte à poser est un petit coffre que vous pouvez placer au sol ou contre le mur. Il est adapté au stockage des documents non volumineux tels que les CD-ROM et clés USB. Contrairement aux autres types d'armoires, le coffre ignifuge est plus performant, car il fait réellement office de coupe-feu. Il protège non seulement vos données contre le vol, mais aussi contre les flammes grâce à sa composition d'isolant et de parois blindées très résistantes. C'est donc l'armoire à privilégier pour la protection de vos supports papier.
Comment sécuriser votre salle d'archivage de documents ?
Certes, les coffres forts constituent une excellente alternative pour protéger vos supports-papier, mais vous pouvez aussi opter pour une salle d'archivage ultra sécurisée. En effet, vos documents peuvent être stockés sur des classeurs dans une chambre sécurisée. La mise en place d'une salle d'archivage sécurisée vous permettra de lutter contre les cambriolages et de mieux gérer vos et données sur papier. Concernant l'installation proprement dite, il est recommandé de disposer vos documents sur des rayonnages, dans un local isolé et dont le taux d'humidité est compris entre 45 et 55 %. Pour limiter les sinistres (incendie, inondations et autres), il est conseillé de mettre en place des alarmes anti-incendie et d'installer les rayonnages loin des conduites d'eau.
D'autre part, pour empêcher que les rayons solaires ne frappent vos archives, posez des stores occultants au niveau des fenêtres. Par ailleurs, assurez-vous que l'éclairage interne de la pièce ne dépasse pas les 150 lux. Pour sécuriser l'accès à la pièce d'archivage, vous pourrez installer sur la porte d'entrée des serrures. Privilégiez la serrure électronique pour une meilleure transparence et une protection optimale. Ce sont des badges qui seront utilisés pour accéder à la pièce, ce qui vous permettra de savoir l'historique des passages. De plus, ce type de serrure sur-mesure permet une gestion plus simplifiée des accès. Vous pourrez restreindre l'accès de la salle à un certain nombre de personnes.
Bonnes pratiques pour sécuriser vos documents en société
Parfois en entreprise, la mise en place d'armoire forte et de salle d'archivage ne suffisent pas pour sécuriser tous vos documents et supports papiers. Pour mieux protéger vos documents, vous devrez limiter l'accès physique à vos matériels de travail (imprimantes, ordinateurs…). Pensez aussi à installer des systèmes antivols sur vos matériels informatiques. Outre ces outils, vous pourrez aussi mettre en place des systèmes de vidéosurveillance. Dans les salles d'archivages, installez des systèmes de ventilation appropriés. De plus, une sensibilisation de votre personnel sur l'enjeu de sécuriser la banque d'informations de l'entreprise est indispensable. D'autre part, faites signer à vos prestataires une clause de confidentialité des données de l'entreprise avant de leur confier une quelconque tâche. Par ailleurs, vous devez anticiper sur la divulgation ou la perte de vos données en mettant sur pied des solutions digitalisées de dernières générations. Enfin, embauchez une société de gardiennage pour surveiller vos locaux.
Comment sécuriser vos documents par les méthodes digitales ?
Pour sécuriser efficacement vos données, vous devez combiner les techniques de sécurisation physique avec les méthodes digitales. En effet, il est recommandé de numériser vos supports papier pour faciliter leur récupération en cas de perte. Ainsi, vous pourrez sauvegarder vos informations sur un disque dur externe de grande capacité ou encore sur une clé USB. Vous pourrez également stocker vos données sur des ordinateurs dédiés aux sauvegardes ou encore sur un cloud privé. L'autre solution pour protéger et faciliter l'exploitation de vos données est la création de bases de données. L'idée est de créer des dossiers informatiques de stockage dans lesquels seront placées les informations de l'entreprise de façon structurée.
Par exemple, vous pouvez regrouper les informations personnelles sur vos clients dans un dossier et les documents à propos de l'entreprise seront numérisés et stockés dans un autre dossier. La numérisation de documents n'étant pas sans inconvénient, il est nécessaire de mettre sur pied des outils de contre-attaques. À cet effet, il est conseillé de sécuriser vos supports numériques par des mots de passe complexes. Installez également des logiciels et applications de protections adaptés tels que : antivirus, antimalware, antispyware, firewall…